رحلة كل فرصة… من الوصول إلى النجاح

جميع الطلبات الواردة إلى الشركة تُسجل في زوهو CRM باعتباره السجل المركزي للعملاء، سواء كانت اتصالًا هاتفيًا، بريدًا إلكترونيًا، رسالة واتساب، نموذج موقع، حملة إعلانية أو إحالة. ويتأكد المدير من تسجيل بيانات العميل ومصدره والمشروع المطلوب وتاريخ دخوله.

مراجعة جدية العميل واحتياجه وميزانيته المتوقعة وتوقيت الشراء، وتصنيفه إلى ساخن أو دافئ أو بارد أو غير مؤهل. وإزالة الطلبات المكررة وغير الجادة، مع الاحتفاظ بسجل لها بدل حذفها نهائيًا.

توزيع العملاء حسب المشروع والتخصص وخبرة الموظف وطاقته الاستيعابية. مع مراعاة العدالة في التوزيع دون إعطاء موظف أكثر من قدرته، واستلام المدير للطلبات الزائدة لحين توفر موظف أو معالجتها بنفسه.

التأكد من قبول الموظف للّيد والبدء بالتواصل معه ضمن المدة المحددة. وإذا تأخر الموظف، يرسل النظام تنبيهًا، وبعد تجاوز المهلة يتدخل المدير أو يعيد توزيع العميل.

مراجعة جميع العملاء المسندين للموظفين، ومعرفة من تم التواصل معه، ومن لم يرد، ومن طلب عرض سعر، ومن ينتظر المتابعة، ومن توقف الموظف عن خدمته. يتابع المدير كل موظف مبيعات يوميًا للتأكد من تحديث زوهو CRM بعد كل إجراء: حالة العميل، آخر تواصل، الملاحظات، والخطوة القادمة وموعدها. وعند وجود تحديث ناقص يتابع الموظف لاستكماله.

يسأل المدير كل موظف عما يعطل فرصه أو يمنعه من تحديث زوهو CRM، ويساعده في حل العائق ويتابع حتى استئناف العمل وتوثيق التحديث. ويشمل ذلك مساعدة الموظف في التعامل مع العملاء الصعبين، أو توفير معلومات المشروع، أو التنسيق مع الأقسام الأخرى لإصدار عرض سعر أو حل مشكلة. والتدخل في الفرص الكبيرة التي تحتاج دعمًا إداريًا.

سحب الليدز التي لم يتم العمل عليها، أو التي تأخرت متابعتها، أو التي تخص موظفًا غائبًا أو لديه ضغط عمل. ويعاد توزيعها مع الاحتفاظ بتاريخ الموظف السابق والسبب.

متابعة انتقال الليدز من أول تواصل إلى تأهيل العميل ثم الاجتماعات والعروض والتفاوض والإغلاق. والتأكد من تسجيل قيمة الفرصة وسبب خسارتها إن لم تنجح.

مراجعة عينات من مكالمات الموظفين ورسائلهم عند توفر التسجيل والموافقات المناسبة، لتقييم أسلوب التعامل ودقة المعلومات والالتزام بالمتابعة، ثم تقديم ملاحظات تدريبية لتحسين الأداء.

إعداد تقرير يومي مختصر وتقرير أسبوعي شامل لكل مشروع وكل موظف، مع تحليل أسباب ضعف النتائج، وجودة مصادر الليدز، وتقديم توصيات واضحة للإدارة.